Hinweis: Rechnungen können ausschließlich im Kontext von Klientengeldern erstellt und gezahlt werden.
Welche Rolle kann was?
Rolle | Anlegen | Prüfen | Abrechnen | Zahlungsmappe erstellen / signieren | Abrechnung widerrufen | Rückerstattung anlegen |
Betreuer:in | ✓ | – | – | – | – | – |
Einrichtungsleitung | ✓ | ✓ | – | – | – | – |
Buchhalter:in | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ (erstellen) | ✓ | ✓ |
Bankzeichnungsberechtigte:r | – | – | – | ✓ (signieren) | – | – |
So läuft der Rechnungsprozess ab
Rechnung anlegen (Status: Offen)
Buchhaltung - erfasst die Rechnung und gibt sie zur fachlichen Durchsicht an Betreuer:in oder Einrichtungsleitung
Betreuer:in oder Einrichtungsleitung - erfasst die Rechnung und reicht sie zur Prüfung ein.
Prüfung (Status: In Prüfung → Freigegeben oder Abgelehnt)
Die Einrichtungsleitung prüft und gibt die Rechnung an die Buchhaltung weiter.Freigabe (Status: Abgerechnet)
Die Buchhaltung prüft abschließend und rechnet die Rechnung ab.Zahlung (Status: Bezahlt)
Die Buchhaltung erstellt eine Zahlungsmappe. Der/die EBICS-Bevollmächtigte:r (die Person mit Überweisungsberechtigung) signiert sie. Die Zahlung wird ausgelöst.
Wichtig: Es gibt immer ein 6-Augen-Prinzip
Wenn Geld zurückkommt
Kommt Geld für eine bereits bezahlte Rechnung zurück – zum Beispiel bei einer Retoure beim Händler oder wenn eine Überweisung nicht zugestellt werden konnte – landet es auf dem Geschäftskonto. Die Buchhalter:in ordnet den Eingang dort zu und legt eine Rechnungsrückerstattung an. Diese läuft durch dieselbe Genehmigungskette wie eine reguläre Rechnung; anschließend wird das Geld den betroffenen Klient:innen gutgeschrieben.
Mehr dazu in Wie ordne ich einen Zahlungseingang auf dem Geschäftskonto zu? und Wie erstelle ich eine Rechnungsrückerstattung?.
Rechnungsstatus im Überblick
Status | Bedeutung |
Offen | Angelegt, noch nicht zur Prüfung eingereicht |
In Prüfung | Eingereicht, wartet auf Prüfung durch die Einrichtungsleitung |
Freigegeben | Von der Einrichtungsleitung freigegeben, wartet auf Buchhaltung |
Abgerechnet | Von der Buchhaltung freigegeben, bereit für Zahlungsmappe. Die Buchhalter:in kann eine Abrechnung widerrufen, solange die Rechnung noch nicht in einer Zahlungsmappe enthalten ist – die Rechnung wechselt dann zurück auf Freigegeben. |
Zahlungsfreigabe | In Zahlungsmappe, wartet auf Signatur |
Autorisiert | Signatur(en) vollständig, Zahlung ausstehend |
Bezahlt | Zahlung erfolgreich abgeschlossen. Kommt der Betrag ganz oder teilweise zurück, wird er als Rechnungsrückerstattung abgewickelt. |
Abgelehnt | Zurückgewiesen – kann zur Korrektur bearbeitet werden |
Storniert | Verworfen |
Tipp: Rechnungen sind auch direkt im Klientenprofil einsehbar – mit aktuellem Status.
Hinweis: Klicke auf eine Rechnung, um das Detailblatt zu öffnen. Dort findest du alle Angaben, den Beleg, die zugewiesenen Klienten und die vollständige Statushistorie.
Berechtigungen: Alle Rollen sehen jederzeit den aktuellen Status jeder Rechnung, auf die sie Zugriff haben.