Wer kann Rechnungen nutzen?
Rolle | Berechtigungen |
Betreuer:in | Rechnungen anlegen und zur Prüfung weitergeben |
Einrichtungsleitung | Rechnungen anlegen und prüfen |
Buchhaltung | Rechnungen anlegen, prüfen und abrechnen sowie Zahlungsmappen erstellen |
EBICS-Bevollmächtigte:r | Zahlungsmappen zur finalen Überweisung signieren |
So läuft der Rechnungsprozess ab
Rechnung anlegen
Buchhaltung - erfasst die Rechnung und gibt sie zur fachlichen Durchsicht an Betreuer:in oder Einrichtungsleitung
Betreuer:in oder Einrichtungsleitung - erfasst die Rechnung und reicht sie zur Prüfung ein.
Prüfung – Die Einrichtungsleitung prüft und gibt die Rechnung an die Buchhaltung weiter.
Freigabe – Die Buchhaltung prüft abschließend und rechnet die Rechnung ab.
Zahlung – Die Buchhaltung erstellt eine Zahlungsmappe. Der/die EBICS-Bevollmächtigte:r (die Person mit Überweisungsberechtigung) signiert sie. Die Zahlung wird ausgelöst.
Wichtig: Es gibt immer ein 6-Augen-Prinzip
Rechnungsstatus im Überblick
Status | Bedeutung |
Offen | Angelegt, noch nicht zur Prüfung eingereicht |
In Prüfung | Eingereicht, wartet auf Prüfung durch die Einrichtungsleitung |
Freigegeben | Von der Einrichtungsleitung freigegeben, wartet auf Buchhaltung |
Abgerechnet | Von der Buchhaltung freigegeben, bereit für Zahlungsmappe |
Zahlungsfreigabe | In Zahlungsmappe, wartet auf Signatur |
Autorisiert | Signatur(en) vollständig, Zahlung ausstehend |
Bezahlt | Zahlung erfolgreich abgeschlossen |
Abgelehnt | Zurückgewiesen – kann zur Korrektur bearbeitet werden |
Storniert | Verworfen |
Tipp: Rechnungen sind auch direkt im Klientenprofil einsehbar – mit aktuellem Status.
Hinweis: Klicke auf eine Rechnung, um das Detailblatt zu öffnen. Dort findest du alle Angaben, den Beleg, die zugewiesenen Klienten und die vollständige Statushistorie.
Berechtigungen: Alle Rollen sehen jederzeit den aktuellen Status jeder Rechnung, auf die sie Zugriff haben.