Die Freigabe von Geschäftsausgaben erfolgt sowohl durch die Rollen Kostenstellenleitung und Buchhalter:in.
So gehst du vor: Freigabe durch Kostenstellenleitung
Kostenstellenleitungen können Geschäftsausgaben prüfen und freigeben, die ihren Kostenstellen zugewiesen wurden und sich im Status “In Prüfung” befinden.
Melde dich bei Parto an.
Öffne den Bereich “Kostenstellen” in der Menüleiste.
Klicke auf die relevante Kostenstelle, in der es zu prüfende Geschäftsausgaben gibt.
Klicke bei einer Transaktion im Status “In Prüfung” auf
Prüfen.Im sich öffnenden Dialog erscheint auf der linken Seite der Beleg und auf der rechten Seite die Vorkontierung sowie Transaktionsdetails.
Passe bei Bedarf Kostenstelle, Sachkonto, Steuer sowie Betrag an und füge weitere Splits hinzu.
Durch Klicken auf den Tab “Transaktionsdetails” wird der Bearbeitungsverlauf der Geschäftsausgabe angezeigt.
Klicke auf
Freigebenund bestätige Freigabe erneut, um die Geschäftsausgabe freizugeben.
Bei Klicken auf Ablehnen kann die Geschäftsausgabe an die bezahlende Person zurückgegeben werden.
So gehst du vor: Freigabe durch Buchhaltung
Buchhalter:innen können alle Geschäftsausgaben jeder Kostenstelle prüfen und freigeben, die nicht mehr im Status “Offen” sind.
Melde dich bei Parto an
Öffne den Bereich “Transaktionen”.
Klicke in der Zeile zu prüfenden Geschäftsausgabe auf das Pfeil-Symbol, um den Prüfungsdialog zu öffnen.
Analog zur Kostenstellenleitung scheint auf der linken Seite des Dialogs der Beleg und auf der rechten Seite die Vorkontierung sowie Transaktionsdetails.
Passe bei Bedarf Kostenstelle, Sachkonto, Steuer sowie Betrag an und füge weitere Splits hinzu.
Durch Klicken auf den Tab “Transaktionsdetails” wird der Bearbeitungsverlauf der Geschäftsausgabe angezeigt.
Klicke auf “Freigeben” und bestätige Freigabe erneut, um die Geschäftsausgabe freizugeben.
Bei Klicken auf “Ablehnen” kann die Geschäftsausgabe an die vorherige Instanz zurückgegeben werden
Gut zu wissen
Nach der Freigabe durch die Kostenstellenleitung erhält die Ausgabe den Status “Freigegeben”.
Nach der Freigabe durch die Buchhaltung erhält die Ausgabe den Status “Abgerechnet” und kann exportiert werden.
Buchhalter:innen haben weitreichendere Berechtigungen als Kostenstellenleitungen. Sie können alle Geschäftsausgaben organisationsweit einsehen und diese auch ohne vorherige Freigabe durch die Kostenstellenleitung freigeben.