Die Freigabe von Geschäftsausgaben erfolgt sowohl durch die Rollen Kostenstellenleitung (optional) und Buchhaltung in einem (6-) 4-Augen-Prinzip.
So gehst du vor: Freigabe durch Buchhaltung
Melde dich bei Parto an
Öffne den Bereich
Transaktionenin der Menüleiste.Klicke in der Zeile zu prüfenden Geschäftsausgabe auf das
Pfeil-Symbol, um den Prüfungsdialog zu öffnen.Auf der linken Seite des Dialogs erscheint der Beleg und auf der rechten Seite die Vorkontierung sowie Transaktionsdetails.
Passe bei Bedarf Kostenstelle, Sachkonto, Steuer sowie Betrag an und füge weitere Splits hinzu.
Durch Klicken auf den Tab
Transaktionsdetailswird der Bearbeitungsverlauf der Geschäftsausgabe angezeigt.
Klicke auf
Freigebenund bestätige Freigabe erneut, um die Geschäftsausgabe freizugeben.
Bei Klicken auf Ablehnen wird die Geschäftsausgabe an die vorherige Instanz zurückgegeben.
Buchhalter:innen können alle Geschäftsausgaben jeder Kostenstelle prüfen und freigeben, die nicht mehr im Status Offen sind.
Nach der Freigabe durch die Buchhaltung erhält die Ausgabe den Status Abgerechnet und kann exportiert werden.
Buchhalter:innen können alle Geschäftsausgaben organisationsweit einsehen und diese auch ohne vorherige Freigabe durch die Kostenstellenleitung freigeben.
Mehrere Geschäftsausgaben auf einmal abrechnen
Diese Funktion steht ausschließlich Nutzer:innen mit der Rolle Buchhaltung zur Verfügung.
So gehst du vor
Melde dich bei Parto an.
Wähle
Transaktionenin der Menüleiste im Abschnitt GeschäftsausgabenFiltere die Liste optional auf einen bestimmten Status, z.B. In Prüfung oder Freigegeben.
Setze für jede Transaktion, die du abrechnen möchtest, das Häkchen in der Checkbox.
In der Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand siehst du die Anzahl der ausgewählten Transaktionen.
Klicke auf
Ausgewählte abrechnen.
Tipp: Klicke auf Alle auswählen in der Tabellenkopfzeile, um alle aktuell sichtbaren Transaktionen auf einmal zu markieren.
Alle ausgewählten Transaktionen erhalten den Status Abgerechnet und können anschließend exportiert werden.
Hinweis: Konnten einzelne Transaktionen nicht verarbeitet werden, zeigt die Bestätigungsmeldung genau an, wie viele erfolgreich abgerechnet wurden und wie viele fehlgeschlagen sind. Sollte eine Transaktion noch nicht final verbucht sein, wechselt der Status lediglich zu Freigegeben.