Jede Geschäftsausgabe durchläuft im Abrechnungsprozess verschiedene Status – von der Erfassung bis zum Export.
Die Status im Überblick
Status | Farbe in der App | Bedeutung |
Offen | Blau | Eine eingegangene Transaktion, die noch nicht zur Prüfung eingereicht wurde. Beleg muss hochgeladen und Kostenstelle sowie Sachkonto zugewiesen werden. |
In Prüfung | Gelb | Die Abrechnung wurde eingereicht und wartet auf Freigabe durch die Kostenstellenleitung oder die Buchhalter:in. |
Freigegeben | Gelb (gestrichelt) | Die erste Freigabe ist erfolgt, jedoch steht die vollständige Buchung der Kartentransaktion aus. |
Freigegeben | Grün (gestrichelt) | Die Kostenstellenleitung hat die Ausgabe genehmigt. Sie wartet nun auf die endgültige Freigabe durch die Buchhalter:in. |
Abgerechnet | Grün | Die Buchhalter:in hat die Ausgabe endgültig freigegeben. Sie kann jetzt exportiert werden. |
Exportiert | Grau | Die Ausgabe wurde exportiert und kann nicht mehr bearbeitet werden. |
Abgelehnt | Rot | Die Ausgabe wurde wegen fehlender oder fehlerhafter Angaben abgelehnt. Eine Korrektur und erneute Einreichung ist erforderlich. |
Fehlgeschlagen | Grau | Die zugehörige Kartentransaktion wurde abgelehnt oder storniert. |
Status im Detail
Offen
Die Transaktion ist in Parto eingegangen, wurde aber noch nicht abgerechnet. Der/die Ausgabenberechtigte hat noch keine Abrechnung für diese Ausgabe eingereicht.
Was jetzt zu tun ist: Beleg hochladen, Kostenstelle und Sachkonto(s) zuweisen und Abrechnung zur Prüfung absenden.
In Prüfung
Die Abrechnung wurde eingereicht und muss nun freigegeben werden. Dies kann sowohl durch die Kostenstellenleitung als auch durch die Buchhaltung erfolgen.
Was jetzt zu tun ist: Nichts für die einreichende Person – die jeweils zuständige Prüfperson gibt frei oder lehnt ab. In der Regel ist das die Kostenstellenleitung.
Hinweis: Auch die Buchhaltung kann Ausgaben im Status In Prüfung freigeben, um den Prüfprozess zu beschleunigen. In diesem Fall wird die Kostentellenleitung als Prüfinstanz und der Status wird zu “Abgerechnet” geändert.
Freigegeben
Die Kostenstellenleitung hat die Ausgabe freigegeben. Nun kann sie ebenfalls durch die Buchhaltung geprüft und abgerechnet werden.
In der App ist dieser Status an einem gestrichelten grünen Rahmen erkennbar.
Was jetzt zu tun ist: Die Buchhaltung prüft die Ausgabe und gibt endgültig frei.
Hinweis: Dieser Status wird übersprungen, wenn die Buchhaltung Ausgaben im Status “In Prüfung” freigibt.
Abgerechnet
Die Buchhaltung hat die Ausgabe endgültig freigegeben. Kostenstelle, Sachkonto und Steuersatz sind kontiert. Die Ausgabe ist jetzt exportierbar.
Was jetzt zu tun ist: Buchhaltung kann die Ausgabe in den Export aufnehmen (ZIP mit CSV-Buchungssatz + Belegen).
Exportiert
Die Ausgabe wurde von der Buchhaltung exportiert. Der Buchungssatz wurde als CSV übertragen. Die Ausgabe kann nicht mehr bearbeitet werden.
Ein Re-Export ist möglich, aber der Inhalt ändert sich dabei nicht.
Was jetzt zu tun ist: Nichts – der Buchungsprozess ist abgeschlossen.
Abgelehnt
Die Ausgabe wurde von der Kostenstellenleitung oder der Buchhaltung abgelehnt – zum Beispiel wegen eines fehlenden Belegs, einer falschen Kostenstelle oder einer anderen Unstimmigkeit.
Was jetzt zu tun ist: Die Abrechnung öffnen, den Ablehnungsgrund lesen, die Angaben korrigieren und erneut einreichen. Der Status wechselt dabei zurück auf "In Prüfung".
Fehlgeschlagen
Die zugehörige Kartentransaktion wurde abgelehnt oder nachträglich storniert. Eine Abrechnung ist nicht möglich.
Was jetzt zu tun ist: Dein verfügbares Guthaben prüfen und die Transaktion erneut durchführen. Falls die Transaktion fälschlicherweise fehlgeschlagen ist, deinen Admin oder den Parto Support kontaktieren.
Häufige Fragen
Kann ich eine Ausgabe noch ändern, wenn sie "Abgerechnet" oder "Exportiert" ist?
Nein. Ab Status "Abgerechnet" sind keine Änderungen durch Ausgabenberechtigte oder Kostenstellenleitungen mehr möglich. Die Buchhaltung kann im Status "Abgerechnet" noch Anpassungen vornehmen (Kostenstelle, Sachkonto, Steuersatz). Nach dem Export ist die Ausgabe vollständig gesperrt.
Wer kann eine Ausgabe exportieren?
Nur die Buchhaltung. Der Export ist im Bereich "Transaktionen" verfügbar und erzeugt eine ZIP-Datei mit CSV-Buchungssätzen und Belegen.