Übersicht: Die Status im Überblick
Status | Farbe in der App | Bedeutung |
Offen | Blau | Ausgabe noch nicht zur Prüfung eingereicht. Die Karteninhaber:in oder stellvertretend eine Einrichtungsleitung lädt den Beleg hoch und sendet die Abrechnung ab. |
In Prüfung | Gelb | Abrechnung eingereicht, eine Einrichtungsleitung prüft. Sie entscheidet über Freigabe oder Ablehnung. Bis dahin kann die Abrechnung widerrufen werden. |
Freigegeben | Grün (gestrichelt) | Die Einrichtungsleitung hat bestätigt, die endgültige Kartenbuchung steht noch aus. Der Status wechselt automatisch zu Abgerechnet. |
Abgerechnet | Grün | Vollständig abgerechnet, erscheint auf dem Kontoauszug. Dieser Status ist endgültig. |
Abgelehnt | Rot | Die Einrichtungsleitung hat die Abrechnung abgelehnt (z. B. wegen fehlender Belege). Korrekturen sind möglich. |
Fehlgeschlagen | Grau | Die Kartentransaktion wurde storniert oder abgelehnt. Eine Abrechnung ist nicht mehr möglich. |
Status im Detail
Offen
Die Transaktion ist in Parto eingegangen, wurde aber noch nicht abgerechnet. Die Abrechnung wurde noch nicht eingereicht.
Was jetzt zu tun ist: Beleg hochladen, Klient:in zuweisen und Abrechnung zur Prüfung absenden. Ist die Karteninhaber:in abwesend, kann das eine Einrichtungsleitung der Einrichtung übernehmen.
In Prüfung
Die Abrechnung wurde eingereicht, von der Karteninhaber:in selbst oder stellvertretend von einer Einrichtungsleitung. Die Ausgabe liegt jetzt bei der Einrichtungsleitung zur Prüfung vor.
Was jetzt zu tun ist: Eine Einrichtungsleitung gibt die Abrechnung frei oder lehnt sie ab. Wer eingereicht hat, kann nicht selbst prüfen. Ist eine Korrektur nötig, kann die Abrechnung widerrufen werden.
Freigegeben
Die Einrichtungsleitung hat die Abrechnung bestätigt. Wenn die Kartentransaktion noch nicht final verbucht wurde, befindet sich die Ausgabe in diesem kurzen Zwischenstatus.
In der App ist dieser Status an einem gestrichelten grünen Rahmen erkennbar.
Was jetzt zu tun ist: Nichts – der Status wechselt automatisch auf "Abgerechnet", sobald die Kartentransaktion final verbucht wurde.
Hinweis: Dieser Status tritt nur auf, wenn die Einrichtungsleitung die Ausgabe freigibt, bevor die Kartentransaktion final verbucht wurde. Bei Bargeldausgaben (Barauszahlungen, Bargeldeinkäufe) kann dieser Status nicht auftreten.
Abgerechnet
Die Ausgabe ist vollständig abgerechnet. Die Kartentransaktion wurde final gebucht, der Betrag wurde dem Klientenkonto belastet. Die Ausgabe erscheint auf dem monatlichen Kontoauszug der Klient:in.
Dieser Status ist endgültig – die Abrechnung kann nicht mehr geändert werden.
Was jetzt zu tun ist: Nichts. Der Betrag wird umgebucht und der Kontoauszug der Klienten wird monatlich automatisch generiert.
Abgelehnt
Die Einrichtungsleitung hat die Abrechnung abgelehnt – zum Beispiel wegen eines fehlenden oder falschen Belegs, einer falsch zugewiesenen Klient:in oder einer anderen Unstimmigkeit.
Was jetzt zu tun ist: Die Abrechnung öffnen, den Ablehnungsgrund lesen, die Abrechnung korrigieren und erneut einreichen. Der Status wechselt dabei zurück auf "In Prüfung".
Fehlgeschlagen
Die zugehörige Kartentransaktion wurde abgelehnt oder nachträglich storniert. Eine Abrechnung ist nicht mehr möglich.
Was jetzt zu tun ist: Falls die Transaktion fälschlicherweise fehlgeschlagen ist, kontaktiere deinen Admin oder den Parto Support.
Häufige Fragen
Warum steht meine Ausgabe seit gestern noch auf "Freigegeben"?
Der Wechsel auf "Abgerechnet" erfolgt automatisch, sobald die Kartentransaktion final verbucht wurde. Wenn der Status längere Zeit nicht wechselt, wende dich an den Parto Support.
Kann ich eine Ausgabe noch ändern, wenn sie "In Prüfung" ist?
Ja, über Abrechnung widerrufen. Die Ausgabe wechselt zurück auf Offen, du korrigierst sie und reichst sie erneut ein. Widerrufen können die Person, die eingereicht hat, die Karteninhaber:in und eine Einrichtungsleitung der Einrichtung. Nach der Freigabe geht das nicht mehr. Barauszahlungen und Bargeldeinkäufe kannst du außerdem stornieren.
Erscheinen alle abgerechneten Ausgaben auf dem Kontoauszug?
Ja – alle Ausgaben mit Status "Abgerechnet" fließen in den monatlich automatisch generierten Kontoauszug der jeweiligen Klient:in ein.