Die Freigabe von Geschäftsausgaben erfolgt sowohl durch die Rollen Kostenstellenleitung (optional) und Buchhaltung in einem (6-) 4-Augen-Prinzip.
So gehst du vor:
Melde dich bei Parto an.
Öffne Transaktionen in der Menüleiste.
Klicke bei einer Ausgabe auf das Pfeil-Symbol, um den Prüfdialog zu öffnen.
Du siehst links den Beleg und rechts Vorkontierungsdetails sowie Transaktionsinformationen.
Passe bei Bedarf Kostenstelle, Sachkonto, Steuer und Betrag an oder füge weitere Splits hinzu.
Wechsle zum Tab Transaktionsdetails, um den Bearbeitungsverlauf zu sehen.
Klicke auf Freigeben und bestätige die Aktion.
Die Ausgabe wechselt in den Status Abgerechnet und kann exportiert werden.
Hinweis:
Buchhalter:innen können alle Geschäftsausgaben jeder Kostenstelle prüfen und freigeben, die nicht mehr im Status Offen sind.
Nach der Freigabe durch die Buchhaltung erhält die Ausgabe den Status Abgerechnet und kann exportiert werden.
Buchhalter:innen können alle Geschäftsausgaben organisationsweit einsehen und diese auch ohne vorherige Freigabe durch die Kostenstellenleitung freigeben.
Mehrere Geschäftsausgaben auf einmal abrechnen
Diese Funktion steht ausschließlich Nutzer:innen mit der Rolle Buchhaltung zur Verfügung.
So gehst du vor
Öffne Transaktionen in der Menüleiste.
Filtere optional nach Status (z.B. In Prüfung oder Freigegeben).
Setze Häkchen bei den Ausgaben, die du abrechnen möchtest.
Die Anzahl der ausgewählten Transaktionen wird in der Aktionsleiste angezeigt.
Klicke auf Ausgewählte abrechnen.
Tipp: Klicke auf Alle auswählen in der Tabellenkopfzeile, um alle aktuell sichtbaren Transaktionen auf einmal zu markieren.
Alle ausgewählten Transaktionen erhalten den Status Abgerechnet und können anschließend exportiert werden.
Hinweis: Konnten einzelne Transaktionen nicht verarbeitet werden, zeigt die Bestätigungsmeldung genau an, wie viele erfolgreich abgerechnet wurden und wie viele fehlgeschlagen sind. Sollte eine Transaktion noch nicht final verbucht sein, wechselt der Status lediglich zu Freigegeben.