Eine Rechnungsrückerstattung gibt Geld, das für eine bereits bezahlte Rechnung auf dem Geschäftskonto zurückgekommen ist, an die betroffenen Klient:innen zurück.
Rechnungsrückerstattungen legt ausschließlich die Buchhalter:in an. Voraussetzung ist ein Zahlungseingang auf dem Geschäftskonto, der noch nicht zugeordnet ist.
So gehst du vor
Öffne Konten > Geschäftskonto und klicke beim betreffenden Zahlungseingang auf Zuweisen.
Wähle im Dialog „Überweisung zuweisen" die Option Rechnungsrückerstattung und klicke auf Weiter.
Schritt 1/4: Rechnung zuordnen – suche im Feld Rechnungsnummer die ursprüngliche Rechnung und wähle sie aus.
Zur Auswahl stehen nur Rechnungen mit dem Status Bezahlt. Findet die Suche keinen Treffer, prüfe die Rechnungsnummer und ob die Rechnung schon bezahlt ist.
Kontakt, Firmen- und Bankdaten werden automatisch aus der Rechnung übernommen und sind nicht bearbeitbar.
Nachdem du eine Rechnung ausgewählt hast, siehst du auf der linken Seite unter „Ursprüngliche Rechnung" Empfänger, Rechnungsnummer, Einrichtung, Betrag und Datum zur Kontrolle.
Schritt 2/4: Klient:innen & Notiz – prüfe die Zuweisung und ergänze optional eine Notiz.
War die ursprüngliche Rechnung für eine Person, ist der Tab „Einzelausgabe" aktiv und die Klient:in bereits vorbelegt.
War sie für mehrere Personen, ist der Tab „Gruppenausgabe" aktiv, die Einrichtung ist vorbelegt und alle Klient:innen der Rechnung stehen als einzeln entfernbare Einträge darin.
Nur bei einer Gruppe: Lege im Schritt „Aufteilung der Ausgaben" fest, wie sich der Betrag verteilt.
Gleichmäßig – Parto verteilt den Betrag automatisch gleichmäßig. Die Felder sind nicht bearbeitbar.
Exakt – du gibst pro Klient:in einen Betrag ein. Der Zähler zeigt dir laufend, wie viel bereits verteilt ist und wie viel noch übrig ist.
Schritt 3/4: Dokument hochladen – lade optional einen Beleg hoch und klicke auf Weiter.
Schritt 4/4: Zusammenfassung – prüfe alle Angaben und klicke auf Rückerstattung erstellen.
Wichtig: Der Betrag der Rechnungsrückerstattung ergibt sich aus dem Zahlungseingang und lässt sich nicht ändern. Bei einer Teilrückerstattung ist er also niedriger als die ursprüngliche Rechnung – das ist richtig so.
Hinweis: Bei „Exakt" muss die Summe der Einzelbeträge genau dem Gesamtbetrag entsprechen. Solange etwas übrig ist oder zu viel verteilt wurde, kommst du nicht weiter.
Tipp: Ein Beleg ist nicht nötig – die ursprüngliche Rechnung liegt bereits im System. Lade nur dann etwas hoch, wenn du zusätzliche Unterlagen hast, zum Beispiel eine Retourenbestätigung.
Tipp: In der Zusammenfassung kannst du über das Stiftsymbol neben einem Abschnitt direkt zu diesem Schritt zurückspringen und korrigieren.
Nach dem Absenden erscheint eine Bestätigung, dass die Rückerstattung erstellt wurde. Der Zahlungseingang auf dem Geschäftskonto steht danach auf „In Bearbeitung" und ist nicht mehr anklickbar, solange die Genehmigung läuft.