Eine Rechnungsrückerstattung läuft durch dieselbe Genehmigungskette wie eine reguläre Rechnung – erst danach kommt das Geld bei den Klient:innen an.
Die Genehmigung folgt genau der Kette, die in deiner Einrichtung auch für reguläre Rechnungen gilt. Wer eine Rechnungsrückerstattung angelegt hat, kann sie nicht selbst genehmigen.
So gehst du vor: Rechnungsrückerstattung prüfen
Melde dich bei Parto an.
Öffne den Bereich Rechnungen.
Suche die Rechnungsrückerstattung. Sie steht als eigene Zeile in der Liste und ist mit einem Rückerstattungssymbol gekennzeichnet.
Klicke auf Details.
Prüfe ursprüngliche Rechnung, Betrag, die Aufteilung auf die Klient:innen, Notiz und Belege.
Gib die Rechnungsrückerstattung frei oder lehne sie ab.
Hinweis: Die Rechnungsrückerstattung bucht Geld zwischen dem Geschäftskonto und den Verwahrgeldkonten um. Es geht kein Geld nach außen – deshalb braucht sie keine Zahlungsmappe und keine Signatur durch eine Bankzeichnungsberechtigte:r.
So gehst du vor: Rechnungsrückerstattung ablehnen
Öffne die Rechnungsrückerstattung und wähle die Ablehnung.
Gib einen Ablehnungsgrund an.
Die Person, die sie eingereicht hat, sieht den Grund unter „Grund der Ablehnung", kann korrigieren und erneut einreichen.
Hinweis: Nach einer Korrektur startet die Genehmigung wieder von vorn. Beide Durchläufe bleiben im Reiter „Verlauf" nachvollziehbar.
So gehst du vor: Rechnungsrückerstattung stornieren
Öffne die Rechnungsrückerstattung.
Wähle das Stornieren und gib einen Grund an.
Die Rechnungsrückerstattung erhält den Status „Storniert". Der Zahlungseingang auf dem Geschäftskonto steht danach wieder auf „Offen" und kann neu zugeordnet werden.
Wichtig: Ist die Rechnungsrückerstattung vollständig genehmigt und hat den Status „Abgerechnet", lässt sie sich nicht mehr bearbeiten oder stornieren. Beträge, Aufteilung und Belege sind dann gesperrt.
Hinweis: Kommt eine Rechnungszahlung automatisch von der Bank zurück, zum Beispiel bei einem aufgelösten Empfängerkonto, verbucht Parto das selbstständig. Du musst dafür nichts anlegen und nichts genehmigen.
Falls dir keine Freigabe angeboten wird, hast du entweder nicht die benötigte Berechtigung oder du hast die Rechnungsrückerstattung selbst eingereicht. Wende dich in diesem Fall an die nächste Person in der Genehmigungskette.