Kostenträger überweisen häufig einen Gesamtbetrag für mehrere Klient:innen auf das Treuhandkonto, zum Beispiel 10.000 € für 10 Klient:innen. Diesen Betrag kannst du über eine Datei auf die einzelnen Klient:innen verteilen, statt jede/n Klient:in einzeln einzutragen.
Sammel-Zahlungseingänge verteilen kann ausschließlich die/der Buchhalter:in. Voraussetzung ist ein Zahlungseingang auf dem Treuhandkonto mit dem Status Zuweisung fehlerhaft und eine vorbereitete Verteilungsliste.
So gehst du vor
Öffne Konten > Treuhandsammelkonto und klicke bei dem Zahlungseingang mit dem Status Zuweisung fehlerhaft auf Zuweisen.
Klicke im Dialog Manuelle Zuweisung auf Datei hochladen und wähle deine Verteilungsliste aus oder ziehe die Verteilungsliste in den gestrichelten Bereich.
Wie du die Liste vorbereitest, steht in Wie bereite ich die Verteilungsliste vor? – dort findest du auch die Vorlage.
Parto ordnet jede Zeile einer Klient:in zu und trägt die Beträge ein.
Zeilen, die nicht zugeordnet werden konnten, werden dir angezeigt. Was dann zu tun ist, steht in Was mache ich, wenn Zeilen nicht zugeordnet werden können?
Prüfe die Zuweisung.
Über die Suche findest du einzelne Klient:innen, ohne durch die ganze Liste zu scrollen.
Beträge kannst du direkt in der Zeile korrigieren.
Kontrolliere den Restbetrag. Er zeigt dir, wie viel vom Gesamtbetrag noch nicht verteilt ist.
Klicke auf den Button Jetzt zuweisen, um die Zuweisung abzuschließen.
Wichtig: Die Verteilung lässt sich danach nicht mehr rückgängig machen. Prüfe die Liste vor dem Bestätigen sorgfältig. Ist eine Verteilung falsch gebucht, wende dich an [email protected] – die Korrektur nimmt Parto vor.
Wichtig: Der gesamte Betrag muss verteilt werden, auf den Cent genau. Solange ein Restbetrag offen ist oder zu viel verteilt wurde, kannst du nicht bestätigen. Eine Teilverteilung ist nicht möglich.
Hinweis: Auch Klient:innen, die nicht mehr in der Einrichtung sind, können Beträge erhalten. Ihre Wallets bleiben nutzbar.
Nach dem Bestätigen werden die Beträge den Wallets der Klient:innen gutgeschrieben. Jede Gutschrift ist mit dem Zahlungseingang auf dem Treuhandkonto verknüpft und in der Transaktionsübersicht nachvollziehbar.